|
HỘI Y HỌC TP. HỒ CHÍ MINH 59B Nguyễn Thị Minh Khai.Q.I.TP.HCM ĐT: 39309634 – ĐT/Fax: 39301288 E.mail: hhyd@.vnn.vn Số: 085/2009/HYH-TC-QC |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc ————————————– TP. Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 11 năm 2009 |
QUY CHẾ
Đăng ký và quản lý Hội nghị, Hội thảo khoa học về Y tế
Căn cứ Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Công văn số 113/BTCCBCP-HTQT ngày 10/9/2001 của Ban Tổ chức – cán bộ Chính phủ về việc hướng thực hiện Quyết định số 122 QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ.
Căn cứ Số: 97/2009/QĐ-TTg, của Thủ tướng Chính Phủ, , ngày 24 tháng 7 năm 2009, về việc ban hành danh mục các lĩnh vực cá nhân được thành lập tổ chức khoa học Công nghệ.
Căn cứ thông tư số 24/2001/TT/BYT, ngày 21.12.2001 của Bộ Y tế và công văn số 648/SYT-NVY, ngày 18.05.1996 của Giám đốc Sở Y Tế TP Hồ Chí Minh, về việc hướng thực hiện đăng ký, tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo và sinh hoạt khoa học.
Hội Y học Thành phố Hồ Chí Minh ban hành quy chế đăng ký tổ chức Hội nghị, hội thảo Khoa học trong các Hội thành viên thuộc Hội Y học TP. Hồ Chí Minh.
I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:
1. Quy chế này điều chỉnh các hoạt động về tổ chức hội nghị, hội thảo, diễn đàn có sự tham gia hoặc tài trợ của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
2. Quy chế này áp dụng với tất cả các Hội thành viên và đơn vị trực thuộc Hội Y học TP. Hồ Chí Minh.
3. Các Hội thành viên và đơn vị trực thuộc khi có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo, diễn đàn khoa học cần lập hồ sơ kèm theo quy chế này gửi về Văn phòng Hội Y học 30 ngày trước ngày khai mạc hội nghị.
4. Chủ tịch Hội thành viên hoặc đơn vị trực thuộc tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học phải ký hợp đồng nguyên tắc với Chủ tịch Hội Y học TP. Hồ Chí Minh về vịệc tổ chức quản lý hội nghị , hội thảo Khoa học.
II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ:
1. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
1.1. Hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế có nội dụng liên quan đến các lĩnh vực sau đây phải xin phép Chính phủ:
a. Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự hội nghị, hội thảo là người đứng đầu hoặc quan chức là cấp bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các tổ chức quốc tế.
b. Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng và phạm vị bí mật nhà nước.
1.2. Bộ trưởng Bộ Ytế quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và cho phép cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, công nghệ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Y tế.
1.3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế của địa phương sau khi có sự nhất trí của Bộ Y tế bằng văn bản.
2. Thủ tục và Quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc gia và quốc tế:
2.1. Thủ tục:
Các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép Bộ Y tế (Vụ HTQT) bằng văn bản phải thể hiện các yêu cầu sau:
a. Mục đích của hội nghị, hội thảo quốc tế;
b. Kế hoạch, nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế;
c. Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan khảo sát (nếu có)
d. Thành phầm tham gia tổ chức: cơ quan Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
e. Thành phầm tham dự: số lượng và cơ cấu thành phầm đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;
f. Nguồn kinh phí;
g. Ý kiến của cơ quan có liên quan (nếu có).
2.2. Quy trình:
a. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với các vụ, cục chức năng có liên quan, dự thảo căn bản trình Lãnh đạo Bộ để gửi Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ.
b. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Bộ: Vụ Hợp tác quốc tế lấy ý kiến của các vụ, cục liên quan, sau đó trình lãnh đạo Bộ quyết định và cho phép các đơn vị trực thuộc tổ chức hội nghị, hội thảo bằng văn bản.
c. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương: khi nhận được công văn xin ý kiến của địa phương, Vụ HTQT có trách nhiệm xin ý kiến của các vụ, cục có liên quan, sau đó dự thảo công văn trình lãnh đạo Bộ ký và gửi cho địa phương.
2.3. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách Nhà nước thì các đơn vị tổ chức hộinghị, hội thảo phải lập dự toán kinh phí vào dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị mình theo quy định của pháp luật về quản lý tài chánh.
3. Thủ tục và Quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo cấp thành phố:
3.1. Thủ tục:
– 01 Phiếu đăng ký tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học về y tế.
– 01 Chương trình hội thảo.
– 01 Lý lịch khoa học báo cáo viên.
– 01 Bản sao hộ chiếu báo cáo viên người nước ngoài
– 01 Báo cáo tóm tắt các bài báo cáo.
Hồ sơ làm thành 03 bộ gửi Văn phòng Hội Y học 30 ngày trước ngày khai mạc hội nghị
3.2. Quy trình:
Quy trình 1, không có yếu tố nước ngoài , tổng thời gian 20 ngày:
| Đơn vị phát sinh thủ tục |
Đơn vị thụ lý thủ tục |
|
| Hội thành viên đăng ký hội nghị -> | Văn phòng Hội Y học TP. HCM -> | Văn phòng Sở y tế TP. HCM |
| Thời gian thụ lý hồ sơ | 05 ngày | 15 ngày |
Quy trình 2, có yếu tố nước ngoài tổng thời gian 30 ngày:
| Đơn vị phát sinh thủ tục | Đơn vị thụ lý thủ tục | ||
| Hội thành viên đăng ký hội nghị -> | Văn phòng Hội Y học TP. HCM -> | Văn phòng Sở y tế TP. HCM | Văn phòng Ủy ban Nhân dân TP. HCM |
| Thời gian thụ lý hồ sơ | 05 ngày | 10 ngày | 15 ngày |
Các Hội thành viên chỉ nộp hồ sơ cho Văn phòng Hội và chờ thông báo kết quả, không cần phải liên hệ với Sở Y tế TP. Hồ Chí Minh.
4. Trách nhiệm của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
Các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp và toàn diện hội nghị, hội thảo quốc tế theo các nội dung sau đây:
4.1. Quản lý công tác tổ chức hội nghị, nội dung bài phát biểu, nội dung thông tin tuyên truyền và các ấn phẩm khác sẽ được phát hành trong hội nghị, hội thảo quốc tế; chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, các tư liệu, số liệu, các báo cáo, tham luận và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.
4.2. Nghiêm chỉnh thực hiện các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.
4.3. Phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Thông tư này trong quá rình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
4.4. Trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế có những diễn biến phức tạp, phải báo cáo ngay lên cơ quan thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế để chỉ đạo và xử lý kịp thời.
4.5. Chịu trách nhiệm giải quyết thị thực nhập xuất cảnh cho khách quốc tế vào Việt Nam tham dự hội nghị, hội thảo theo quy định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an. Các đơn vị trực thuộc Bộ tiến hành thủ tục xin thị thực nhập xuất cảnh cho khách phải thông qua Bộ Y tế (Vụ HTQT).
4.6. Có kế hoạch cụ thể phối hợp với các cơ quan chức năng để bảo vệ hội nghị, hội thảo.
4.7. Thực hiện đúng các quy định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính theo quy định của pháp luật.
4.8. Gửi Ban thường trực 5 thư mời , để Hội Y học các nhà Khoa học và nhà quản lý quan tâm đề tài Hội thảo tham dự .
5. Quy định về chế độ báo cáo:
5.1. Trong vòng một tháng sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo (kể cả báo cáo kỷ yếu các công trình và tài liệu của hội nghị, hội thảo quốc tế) về Bộ Y tế (Vụ KH – ĐT và Vụ HTQT) và đồng thời gửi lên Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (mẫu kèm theo).
5.2. Các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo có trách nhiệm định kỳ hàng năm về tình hình quản lý tổ chức và kết quả hộinghị, hội thảo quốc tế về Bộ Y tế để Bộ Y tế tổng hợp báo cáo Ban Tổ chức cán bộ Chínhphủ theo quy định (mẫu kèm theo).
III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:
1. Quy chế này có hiệu lực, kể từ ngày ký ban hành và thay thế các quy định về tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo trước đây của Hội Y học.
2. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này, thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Văn phòng Hội Y học các ban chuyên trách, chủ tịch các Hội thành viên, tổ chức triển khai, kiểm tra việc thực hiện quy chế này và sau 12 tháng cần đánh giá kết quả thực hiện các quy định của quy chế này để bổ sung sửa đổi.
4. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị trực thuộc Hội Y học cần phản ảnh kịp thời về Văn phòng Hội để nghiên cứu, giải quyết.
|
Nơi nhận: – Ủy viên Ban chấp hành Hội, để chỉ đạo – Chủ tịch Các Hội thành viên, để thực hiện – Lưu trữ |
TM. Ban Chấp hành Hội Y học Chủ tịch ( Đã ký) VS.TS Dương Quang Trung |
Mẫu phiếu đăng ký tổ chức Hội nghị, Hội thảo khoa học về y tế (tải tại đây)